Fit für Events – 25 Punkte

Eventplanung ist Projektplanung. Mit einem spannenden Programm und renommierten Speakern locken Sie Interessenten und Besucher.
Veranstaltungen eignen sich hervorragend zur Kundengewinnung und -bindung. Perfekt geplant und durchgeführt, wird dieses zu einem unvergesslichen Ereignis. Mit einem spannenden Programm und renommierten Speakern locken Sie Interessenten und Besucher. Der Einsatz von modernen Techniken zeigen Ihre Innovationsbereitschaft. Diese 25 Punkte machen Sie fit für Events und sollen Ihnen Möglichkeiten aufzeigen.

1. Ziele und Zielgruppe festlegen
Eventplanung ist Projektplanung. Definieren Sie deshalb zu Beginn des Projektes Ihre strategischen Ziele. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Zielgruppe. Welche Zielgruppe möchten Sie einladen?

2. Budgetplanung: Gewinn- und Verlustrechnung erarbeiten
Klären Sie für die weitere Planung zuerst die finanzielle Seite. Mit welchen Ausgaben müssen Sie rechnen? Was kostet das Hotel? Wieviel müssen Sie für einen professionellen Speaker zahlen? Mit welchen Einnahmen können Sie rechnen? Gibt es Sponsoring-Möglichkeiten?

3. Auf Partner bauen
Holen Sie Partner mit ins Boot. Vielleicht kennen Sie eine Agentur, die Ihnen Flyer und Banner kreiert. Als Gegenleistung können Sie ihr freie Tickets für ihre Kunden anbieten.

4. Medienkooperationen
Bitten Sie Branchenzeitschriften und die örtliche Zeitung über das Event zu berichten. Im Gegenzug können Sie deren Zeitschriften auf einem Pressetisch auslegen und auf deren Webseite verlinken.

5. Ein Projektplan gibt den Überblick
Erstellen Sie einen Projektplan und legen Sie Zuständigkeiten fest. Gründen Sie Projektteams und definieren Sie, welcher Mitarbeiter für welches Teilprojekt zuständig ist. Nehmen Sie gleich zu Beginn alle Beteiligten mit ins Boot, damit die Kommunikation von Beginn an funktioniert und führen Sie regelmäßig Projektbesprechungen durch.

6. Eventsoftware unterstützt
Eine Eventmarketing-Software kann während des ganzen Prozesses bei der Projektplanung unterstützen. Diese bieten zahlreiche Tools: Einladungs- und Teilnehmermanagement, Online-Ticketing, Eventregistrierung, Verwaltung der Teilnehmer, Organisation, Gästemanagment.

7. Pfiffige Eventformate
Es muss nicht immer ein Kongress, Kundentag, Forum, Seminar oder Symposium sein. Vielleicht passt ja auch ein Bootcamp, Breakfast, Summit oder Walk?

8. Der richtige Termin
Wann ist der richtige Zeitpunkt für Ihr Kundenevent? Unter der Woche, am Wochenende oder in den Ferien? Beachten Sie auch, dass es keine Überschneidungen mit anderen wichtigen Branchenevents gibt.

9. Zeitplan bestimmen
Ein Zeitplan gibt den Überblick über die notwendigen Aktivitäten. Die grafische Aufbereitung in einer Timeline zeigt visuelle Abhängigkeiten.

10. Der Tagungsort und seine Erreichbarkeit
Ein sehr wichtiges Kriterium für den Erfolg eines Events ist der Tagungsort und dessen Verkehrsanbindung. Achten Sie darauf, dass der Veranstaltungsort mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar ist. Richten Sie Shuttle-Busse ein, um dies zu gewährleisten.

11. Attraktivität des Veranstaltungsortes
Wählen Sie für die Veranstaltung ein professionell geführtes Tagungshaus, Schloss, Burg, Museum oder Industrieanlage aus. Übernachtungsmöglichkeiten sollten Sie im Auge behalten, falls diese benötigt werden.

12. Auf Nachhaltigkeit setzen
Unternehmen und Verbraucher setzen immer mehr auf nachhaltiges wirtschaften. Stichpunkte sind hier Stromversorgung, regionales Catering, recyclefähige Tagungsunterlagen, etc.. Achten Sie bei der Auswahl des Tagungshauses darauf.

13. Überzeugendes Programm
Bieten Sie ein hochwertiges Programm an. Welche Themen interessieren Ihre Zielgruppe? Bedenken Sie, bekannte Persönlichkeiten locken Besucher an. Nehmen Sie deshalb renommierte Keynote-Speaker mit ins Boot. Es gibt auch die Möglichkeit über Liveschaltung renommierten Redner mit ins Boot zu holen. Klären Sie, dass auch die dafür notwendige Technik zur Verfügung steht.

14. Rahmenprogramm nicht vergessen
Haben Sie an ein passendes Rahmenprogramm gedacht? Was machen die Teilnehmer am Vorabend? Gibt es eine Party zum Networken oder gibt es ein gemeinsames Abendessen zum Meinungsaustausch. Gibt es Live-Musik, Weinprobe, Commedy, etc.?

15. Den Face-to-Face-Dialog fördern
Bieten Sie Plätze, zum Beispiel Kaffeezonen, bei denen kontakten sehr gut möglich ist. Gut kommen auch organisierte Speeding-Datings an, bei denen sich die Teilnehmer kurz vorstellen und austauschen können. Der Kontakt kann dann danach weiter ausgebaut werden.

16. Werben für die Veranstaltung
Benutzen Sie alle Kommunikationskanäle, um Ihr Event bekannt zu machen: Persönliche Einladung per Brief oder E-Mailing sowie eine eigene Landing-Page sind obligatorisch. Mixen Sie die klassischen Dialogmarketing-Instrumente mit Online-Maßnahmen. Machen Sie Anzeigenschaltung oder Bannerwerbung. Videos und Bilder vermitteln Emotionen, deshalb sollten Sie bei der Bewerbung des Events nicht darauf verzichten.

17. Auf Social Media setzen
Social Media ist bei Veranstaltungen mittlerweile Standard geworden. Machen Sie deshalb hier Ihre Hausaufgaben und fördern Sie die Diskussion unter den Teilnehmern: Termin in Facebook bekannt machen, funktionierendes W-Lan, Hashtag festlegen, Twitterwall, etc.

18. Pressearbeit für die Veranstaltung
Auch sollten Sie Zeit für gute PR-Arbeit investieren und Pressevertreter zum Event einladen. Schon die Ankündigung im Vorfeld macht auf Ihr Unternehmen aufmerksam und kann neue Besucher bringen. Vergessen Sie nicht die Pressestimmen zum Event auf Ihrer Webseite zu veröffentlichen. Sicherlich sind dies gute Kommentare, die für die Einladung im nächsten Jahr nützlich sein können.

19. Award-Verleihung bringt zusätzlich PR
Fordern Sie Ihre Zielgruppe auf, sich für den Award zu bewerben. Bitten Sie dazu auch relevante Multiplikatoren, wie Branchenverbände oder Hochschulen, ihre Mitglieder oder Studenten über den Award zu informieren. Nehmen Sie renommierte Persönlichkeiten in der Jury mit auf.

20. Flyer für den Event
Mit einem Flyer können Sie auf das Event aufmerksam machen. Der Flyer sollte die wichtigsten Informationen enthalten und u.a. die Fragen beantworten: wo findet das Event statt, an welchem Termin, wieviel kostet es Eintritt, warum soll ich das Event besuchen, was erwartet mich dort?

http://gestaltungen.ch/druck/

21. Eine Event-App gibt den Überblick
Stark im Trend sind Event-Apps mit allen notwendigen Informationen zur Veranstaltung und zum digitalen Austausch der Teilnehmer. Vielleicht haben Sie dafür Budget übrig.

22. Ankündigung Ihres Events auf Portalen
Kündigen Sie Ihr Event auf passenden branchenspezifischen Fachportalen an. Auch die Veröffentlichung über die Webseite von Partnern und der Redner sind sinnvoll sowie auf der eigenen Webseite und in sozialen Netzwerken.

23. Briefing der Mitarbeiter
Kompetente, motivierte, hilfsbereite, höfliche und freundliche Mitarbeiter sind das A und O eines jeden Kundenevents. Sie sind die Botschafter Ihres Unternehmens. Der richtige Ton, Beherrschung von Smalltalk, Produkt- und Dienstleistungskenntnisse sollten bei der Auswahl eine Rolle spielen.

24. Vorträge veröffentlichen
Veröffentlichen Sie nach dem Event die Vorträge der Referenten für Ihre Gäste und Interessenten. Dies kann als Film, Podcast oder im Powerpoint-Format geschehen. Vielleicht ist ja auch eine Live-Dokumentation auf der Webseite möglich?

25. Nach dem Event ist vor dem Event
Jetzt wird überprüft, ob die Unternehmensziele erreicht wurden. Auch ist jetzt eine detaillierte Kostenerfassung möglich und der Return on Investment kann festgestellt werden. Die Dokumentation des Events in einem Abschlussbericht ist eine gute Grundlage für die Planung der nächsten Veranstaltung.

Quelle:
http://www.marketing-boerse.de
Beste Gruesse, Ralph Wagner
Grafik, Druck & Internet seit 2001
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INTERNET
http://www.gestaltungen.ch
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