10 Tipps für die Einführung eines Unternehmens-Wikis

1. Holen Sie das Management mit ins Boot, um das Wiki abteilungsübergreifend aufzusetzen. Das rechtzeitige Einbinden aller betroffenen Entscheider ist wesentlich für den Erfolg.

2. Erstellen Sie klare Regeln und Zuständigkeiten. So sollte jede eingebundene Abteilung über einen eigenen Bereich im Wiki verfügen. Jedem Mitarbeiter muss klar sein, in welchem Rahmen er das Wiki mitgestalten kann und an welche Vorgaben er sich halten muss.

3. Beginnen Sie nicht mit einem leeren Wiki. Für die erfolgreiche Etablierung des Wikis ist entscheidend, dass eine kritische Masse nützlicher Informationen zusammenkommt. Ev. können vor der Einführung bestehende Systeme abgelöst und die Inhalte übernommen oder bestehende Dokumentationen vervollständigt werden. Die Startseite des Wikis sollte auf die darin vertretenen Abteilungen, Projekte und Themen hinweisen. Wichtig ist, die Mitarbeiter immer wieder auf das Wiki zu verweisen, wenn sie wichtige Informationen suchen.

4. Setzen Sie Wiki-Champions ein. Wikis sind einfach zu nutzen, es braucht keine besonderen Kenntnisse. Schulungen sind daher überflüssig. Um Mitarbeiter zum Mitmachen anzuspornen, ist es aber sinnvoll, pro Bereich eine Person zu bestimmen, die mit gutem Beispiel vorausgeht und den Kollegen Tipps gibt. Wichtig ist, dieser genügend Zeit für die Wiki-bezogenen Arbeiten einzuräumen.

5. Verabschieden Sie sich beim Aufbereiten von Informationen von alten Gewohnheiten. Um vom Wiki profitieren zu können, sollten alle Beteiligten Ihre Gewohnheiten umstellen und auf die Besonderheiten des neuen Werkzeugs eingehen. So weichen Office-Dokumente auf Datei-Servern kleinen vernetzten Informationseinheiten im Wiki. Dabei haben sich folgende Regeln bewährt:
– Nur ein Thema pro Wiki-Seite.
– Nicht mehr als ein Kapitel pro Wiki-Seite.
– Eine übersichtliche Einstiegsseite für jedes Themengebiet.
– Eigene Einstiegsseiten für unterschiedliche Zielgruppen.
– Informationen nicht duplizieren, sondern intern verlinken.
– Auf neue Einträge aus zugehörigen Seiten verlinken.
– Alle wichtigen Begriffe ins Glossar aufnehmen und darauf verlinken – und zwar bei der ersten Nennung in einer Seite.
– Unvollständige Seiten zur weiteren Bearbeitung markieren und bald vervollständigen.
– Möglichst alle Office-Dokumente an Wiki-Seiten anhängen, statt sie auf dem Datei-Server abzulegen.
– In E-Mails Links auf Wiki-Seiten statt Office-Dokumente verschicken.
– Kundenanfragen von allgemeinem Interesse auf einer Wiki-Seite beantworten und dem Kunden einen Link auf den Wiki-Eintrag senden.
– Benutzer pflegen triviale Änderungen selbst ein, statt den Autor über kleine Mängel zu benachrichtigen.
– Über inhaltliche Änderungen werden die Autoren von Wiki-Seiten per E-Mail informiert.

6. Aktivieren Sie die Mitarbeiter, statt professionelle Autoren beizuziehen. Die 90/9/1-Regel für Wikis besagt: 90 Prozent der Nutzer sind nur Leser, neun Prozent erstellen Inhalte und ein Prozent sind Champions. Ein eigenes Autorenteam kreiert insbesondere am Anfang rasch zahlreiche und hochwertige Wiki-Seiten, doch die Nutzer gewöhnen sich daran, selbst keine Inhalte erstellen zu müssen. Im Idealfall übernimmt jeder Mitarbeiter eine Vorbildfunktion und erinnert bei Bedarf seine Kollegen daran, Inhalte lieber im Wiki abzulegen, statt die Informationen wie bisher zu speichern.

7. Gehen Sie mit Wiki-Erweiterungen sparsam um. Für die populären Wiki-Systeme existieren Unmengen an Plug-Ins. Doch nicht immer ist es sinnvoll, sie auch einzusetzen, denn System und Nutzer könnten bald überfordert sein. Bestimmte Informationen wie Excel-Tabellen aus dem Controlling oder umfangreiche Diagramme sollten weiterhin in klassischen Office-Dokumenten abgelegt werden. Ein Nutzungskonzept definiert die Abgrenzungen.

8. Erlauben Sie allen Mitarbeitern, Seiten zu bearbeiten. Die Grundidee von Wikis kennt keine Eigentümer für Seiten. Zwar kann man entscheidende Inhalte einem redaktionellen Prozess unterwerfen, allerdings sollte dies nur wenige Seiten betreffen. Aufgrund der zusätzlichen Komplexität könnte die Motivation der Mitarbeiter sinken, selbst aktiv mitzuwirken. Das Nutzungskonzept sollte eine einfache Regelung beinhalten. Darin können bei Bedarf über Nutzergruppen Rechte für bestimmte Bereiche eingeschränkt werden. Statt enger Restriktionen hat sich in der Praxis bewährt, Änderungen einer Wiki-Seite über die automatische Versionierung zu verfolgen, bei fragwürdigen Bearbeitungen den Autor zu identifizieren und nach einem kurzen Gespräch bei Bedarf die alte Version der Seite wiederherzustellen.

9. Vernetzen Sie Ihr Wiki. Ein Unternehmens-Wiki sollte mit den anderen Informationsquellen im Unternehmen vernetzt sein. Idealerweise ersetzt ein Wiki den Grossteil der statischen Seiten des Intranets. Aufwändige Prozesse zur Publizierung von Inhalten fallen weg – die Nutzer übernehmen die Kontrolle. Die Inhalte werden dadurch schneller aktualisiert und sind umfangreicher.

10. Stellen Sie Informationen mit Nutzwert ins Wiki. Der Erfolg eines Wikis steht und fällt mit dem Interesse der Leser und der Motivation der Autoren. Der lokale Busfahrplan, das Kantinenmenü, ein Verzeichnis aller Mitarbeiter mit Bild und einer kurzen Selbstdarstellung – solche Informationen fördern die Nutzung. Eine Honorierung von besonders guten Wiki-Seiten kann die Mitarbeiter zusätzlich motivieren.

Beste Gruesse
Ralph Wagner
gestaltungen.ch

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Ein Gedanke zu “10 Tipps für die Einführung eines Unternehmens-Wikis

  1. Haben Sie ein paar Empfehlungen für eine Wiki-Software die unter Windows, am Mac und auch am iPhone läuft?

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