Tipp: E-Mail-Kommunikation

Bei der E-Mail-Nutzung wird vieles falsch gemacht. Sinkende Produktivität, Unkonzentriertheit und Stress sind die Folge. Kennen Sie diese Problematik? Dann finden Sie in unseren heutigen Tipps vielleicht ein paar nützliche Ideen für Ihre E-Mail-Kommunikation. So empfehlen Experten zum Beispiel, dass man nur ein- bis zweimal täglich E-Mails bearbeiten soll. Doch viele Nutzer sind mittlerweile so konditioniert, dass sie es nicht aushalten, ein neues E-Mail nicht zu öffnen …

Nur elf Minuten ohne Unterbruch
Elf Minuten kann heute durchschnittlich ein «Knowledge Worker» arbeiten, bis er von irgendetwas oder irgendjemanden unterbrochen wird, dies fand die University of California in einer Untersuchung heraus. Trotz Hilfsmitteln wie E-Mail-Response-Management-Systemen und in E-Mail-Management-Softwareprodukte integrierte Kollaborationslösungen, die zusammen mit Spam-Filtern und Firewalls die E-Mail-Flut eindämmen beziehungsweise kanalisieren sollen, bleibt der persönliche Umgang mit E-Mails am Arbeitsplatz ein Zeit- und Mengenproblem – mit dem die Geschäftsleitungen ihre Mitarbeiter meist allein lassen. Eine Umfrage des Branchenverbands Bitkom zeigte im letzten Jahr, dass ein Viertel der beruflichen E-Mail-Nutzer permanent nebenbei in seinen Posteingang schaut. Ein weiteres Drittel liest mehrmals täglich seine E-Mails.

Tipps für das Versenden von E-Mails
– Verwenden Sie E-Mail nur, wenn Sie damit keine Pingpong-Korrespondenz – also zu viele Rückfragen oder auch Missverständnisse – auslösen. Die elektronische Post eignet sich für einfache Anweisungen, Rückfragen oder Absprachen. Oft ist der Griff zum Telefon oder ein kurzes physisches oder virtuelles Meeting (z.B. via Teamspace) der bessere Weg.

– Kopieren Sie nur jene Personen ein (CC…), die wirklich betroffen sind.
– Schreiben Sie aussagekräftige Betreffzeilen. Idealerweise signalisieren Sie darin auch, ob das E-Mail einen reinen Infocharakter aufweist oder ob vom Empfänger eine Antwort/Reaktion erwünscht ist oder nicht.
– Kennzeichnen Sie dringende und wichtige Mails mit der entsprechenden Dringlichkeitsstufe.
– Strukturieren Sie Ihr Schreiben. Schreiben Sie Wichtiges zuerst, gliedern Sie den Text mit Aufzählungszeichen und mischen Sie nicht zu viele Themen in eine E-Mail-Nachricht.
– Nutzen Sie für wiederkehrende Formulierungen Vorlagen und Textbausteine, um elektronische Briefe schneller verfassen zu können.
– Schreiben Sie Ihre Nachricht im Text- statt im HTML-Format und verschicken Sie Dateianhänge über 0,5 MB nur auf Wunsch. Siehe dazu auch unseren Tipp «Grosse Dateien? Hochladen statt verschicken!» (PDF, 290KB)

Tipps für das Bearbeiten eingehender E-Mails
– Nutzen Sie E-Mails nicht als Pausenfüller oder zur Ablenkung.
– Bearbeiten Sie Ihre E-Mails nur ein- bis zweimal am Tag. Am besten reservieren Sie sich dafür täglich einen bestimmten Zeitpunkt.
– Halten Sie Ihre Inbox frei und löschen Sie unwichtige Mails sofort.
– Erledigen Sie Mails sofort, die Sie in weniger als zwei Minuten beantworten können. Planen Sie die Bearbeitung von Mails, die mehr Zeit beanspruchen.
– Schalten Sie die Benachrichtigungsfunktion ab.
– Bearbeiten Sie ein E-Mail wenn möglich nur einmal.
– Schaffen Sie Ordnung mit Filtern und Regeln, die E-Mails automatisch in Unterordner verschieben.
– Behalten Sie Ihre Aufgaben mit den Kalender- und Aufgabenfunktionen unter Kontrolle.
– Halten Sie sich an die Etikette und respektieren Sie Gruss- und Rechtschreibregeln.

Tipps gegen den Stress
Vier Faktoren können laut Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin die tägliche Arbeit erleichtern:
– Abwechslung: Beugen Sie Ermüdungen vor, indem Sie Ihren Arbeitstag so abwechslungsreich wie möglich gestalten. Achten Sie darauf, den Tätigkeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, andere Arbeiten folgen zu lassen, die eher routinemässig zu erledigen sind oder einen kommunikativen Schwerpunkt haben.
– Störquellen: Schalten Sie Störquellen ab, wenn Sie Konzentration für eine anspruchsvolle Aufgabe benötigen. Suchen Sie gegebenenfalls einen besonders ruhigen Arbeitsraum auf, schalten Sie das Telefon ab oder leiten Sie es um und signalisieren Sie Ihren Kollegen: Konzentrationsbedarf!
– Planung: Ein ausgewogenes und durchdachtes Zeit-Management vermindert Termindruck und bewahrt eigene Handlungsspielräume. Nicht vergessen: Keine Planung «auf die letzte Minute», sondern Zeitpuffer schaffen.
– Pausen und Distanz: Nutzen Sie auch kleine Arbeitspausen zur bewussten Entspannung! Prüfen Sie genau, welche Eindrücke und Momente in Ihrem Arbeitstag es wirklich wert sind, als «Stressoren» zu Herzen genommen zu werden. Es sind oft weniger, als man denkt.

Ehrlich mit sich selbst sein
Aller guten Ratschläge zum Trotz: Es gibt keine Patentrezepte. Die E-Mail-Kommunikation ist nur einer der Faktoren, die den Arbeitsrhythmus unterbrechen und Stress verursachen. Wer seine Produktivität steigern will, sollte ehrlich mit sich selbst sein und auch die anderen Störer identifizieren und – wenn möglich – besser kontrollieren. Zeiten der Ungestörtheit während des Arbeitsalltags sind wichtig – sei es, um Aufgaben gewissenhaft zu erledigen oder aber den eigenen Akku nach Stressphasen wieder aufzuladen.

Beste Gruesse
Ralph Wagner
gestaltungen.ch

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