Frühjahrsputz im Kopf

Das Notizenmanagement

Viele Menschen haben in ihrem vollen Arbeitsalltag den Anspruch, alles 100prozentig zu machen. So werden Aufgaben geordnet und geplant, der Arbeitstag verlängert sich zusehends, und seltsamerweise vermehren sich die Aufgaben ständig. Eine Weile denkt man, man habe alles im Kopf – aber irgendwann schwirren die Gedanken und Infos nur so durch den Kopf. Stress entsteht. Die Lösung: Notizenmanagement.

100 Prozent?
Hand aufs Herz: Wie viel Einsatz können wir tatsächlich effektiv leisten? Vilfredo Pareto (1848-1923, italienischer Ingenieur, Ökonom und Soziologe) entwickelte das Modell, dass wir in 20 Prozent unserer Zeit 80 Prozent unserer Aufgaben erledigen. Die restlichen 20 Prozent der Aufgaben nehmen 80 Prozent unserer Arbeitszeit in Anspruch (Pareto-Prinzip).

Stellt sich also die Frage, wie wir aus den vielen Notizen und Informationen die rausfischen, die geeignet sind, einen möglichst hohen Effekt zu erzielen. Und was wir mit dem Rest machen.

Es gibt Menschen, die beim Zuhören einen Block vollzeichnen – und die diese kleine Tätigkeit brauchen, um sich besser zu konzentrieren oder kreativ zu sein. Von diesen Notizen wird hier nicht die Rede sein, denn sie dienen dem Augenblick.

Worum es hier geht, sind die vielen kleinen Informationen, die uns im Alltag begegnen oder verfolgen – und die für uns mehr oder weniger relevant sind. Aufwendig wird es,

* wenn wir in einer Besprechung sitzen und Informationen erhalten, die für nicht Anwesende relevant sind,
* wenn wir auf Fragen und Probleme stoßen, die für den Moment zu komplex sind und die wir so notieren müssen, dass wir sie auch zu einem späteren Zeitpunkt noch in ihrer Tiefe erfassen können,
* wenn uns Fakten begegnen, die wir nicht kennen – die müssen fehlerfrei stenographiert werden.

Notizenmanagement – Wie vorgehen, beim Notizenmachen?
Zunächst ist es wichtig, dass Sie unterscheiden, wie wichtig das ist, was Sie gerade notieren:

* Müssen Sie das sofort erledigen und gleich griffbereit haben?
* Können Sie das terminieren? Was müssen Sie dann jetzt notieren?
* Ist für diese Sache jemand anderes zuständig? Welche Infos braucht er oder sie dann von Ihnen?
* Können Sie das liegen lassen, oder können Sie diese Info einfach in ein Speichermedium übertragen?

Keep on keeping on
Der nächste Schritt beim Notizenmachen ist das Verwerten. Nicht alles, was wir notiert haben, ist wichtig – dennoch: Nutzen Sie effizient, was Sie geschöpft haben. Dazu gehört, dass Sie nicht Ihre Lieblingsnotizen an den Bildschirm peppen, den Rest auf dem höher werdenden Stapel auf Ihrem Besprechungstisch ablegen – sondern, dass Sie entscheiden, was Sie von Ihren Notizen nutzen, was Sie weitergeben, was Sie verwerfen wollen. Man sagt nicht ohne Grund: Man beginnt am besten mit dem ersten Biss, wenn man einen Elefanten essen will.

Notizenmanagement – Mit System
Überlegen Sie einen Moment, in welchen Situationen Sie Notizen welchen Inhalts machen. Meistens geht es um folgende Infos:

* Termine z.B. Terminserien, feste Termine, Veranstaltungen, auch Terminverschiebungen
* Fakten z.B. Stichworte zu einer Ausgangslage
* Daten z.B. Telefonnummer, Name, Funktion des Gesprächspartners
* Fragestellungen z.B. ausformulierte Fragen, die man einem Kunden oder Mitarbeiter stellen will
* Status quo z.B. wer ist beteiligt, Stand der Dinge
* Diskussionen z.B. wichtige Gegenstimmen, Klärungsbedarf
* Memos z.B. Erinnerungsnotiz zum Jubiläum eines Vorgesetzten
* Besprechungsnotizen z.B. während einer Besprechung neu entstandene Aufgaben und Ziele
* Seminarmitschriften z.B. neue Ideen zum Workflow
* …

Diese verschiedenen Notizenebenen bringen unterschiedliche Folgeaufgaben mit sich, vor allem, wenn sie nicht nur für Sie selbst, sondern auch noch für Teams oder einzelne Kollegen relevant sind. Hier ist es wichtig, dass Sie ein Verwertungssystem finden, das für Sie sinnvoll und hilfreich ist – dabei kann es sich um ein Buch, einen EDV-Ordner oder eine Software handeln.

Freilich können Notizen auch als reine Sammlung genutzt und zu einem späteren Zeitpunkt als Quelle der Inspiration genutzt werden. Bekannt geworden sind Arno Schmidts Zettelkästen. Der deutsche Dichter Novalis schrieb: „Wir sind nichts. Was wir suchen, ist alles.“ Sollte Suchen für Sie keine zu erstrebende philosophische Haltung sein, dann achten Sie ab heute darauf, dass Sie finden, was Sie suchen. Und nutzen Sie, was Sie und Ihre Kollegen und Mitarbeiter gefunden haben.

Beste Gruesse
Ralph Wagner
gestaltungen.ch

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